wie archiviere ich Datensätze?

Sollte eine Person aus Ihrer Organisation austreten, können Sie die Daten archivieren.

Das hat den Vorteil, dass diese Person nicht mehr in den Übersichten aufgelistet werden, die Sie täglich nutzen.

Im Unterschied zum Löschen werden die Daten bleiben archivierte Daten weiterhin abrufbar, sodass Sie diese im Bedarfsfall wie bspw. einer Kontrollprüfung abrufen können.

Um eine Person zu archivieren, gehen Sie folgendermaßen vor:

Öffnen Sie die Seite Personendaten über das Dashboard oder das Menü.
Wählen Sie die Person, die Sie archivieren möchten, aus der Personenliste aus.
Sofern Sie das Modul Zeiterfassung nutzen, stellen Sie sicher, dass ein Datum im Feld Austrittsdatum hinterlegt ist. Sie können die Person erst dann archivieren, wenn das Austrittsdatum verstrichen ist / in der Vergangenheit liegt.
Klicken Sie auf den Button Archivieren, um die Person in das Archiv zu verschieben.
Prüfen Sie die Sicherheitsabfrage und bestätigen Sie diese mit Ja.

Die Person wird nicht mehr in den Übersichten angezeigt und kann nur noch über das Archiv aufgerufen werden.

HINWEIS Wenn der Zoll bei Ihnen eine Prüfung nach dem Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetz (SchwarzArbG) durchführt, kann dieser die Arbeitszeitnachweise der vergangenen zwei Jahre einfordern. Archivierte Daten werden in nubicon standardmäßig drei Jahre aufbewahrt. Nach drei Jahren werden diese automatisch vom System gelöscht. Diese automatische Löschfrist kann auf Anfrage verlängert / verkürzt werden.

Hilfreiche Links:

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