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erste Schritte
Eine gute Einrichtung erleichtert Ihnen die Nutzung. Lesen Sie hier, wie Sie Ihre Software am besten einrichten.
erste Schritte mit der nubicon Zeiterfassung
Schritt 1. Kalender anlegen
Die Kalender werden verwendet, um feiertagsbedingte Besonderheiten bei der Verbuchung von Arbeitszeiten berücksichtigen zu können. In nubicon sind bereits alle deutschen Feiertage hinterlegt, sodass Sie diese nur noch einem Kalender zuordnen müssen. Sollten Sie einen neuen Feiertag anlegen wollen, der noch nicht in nubicon erfasst ist, können Sie dies ebenfalls tun.
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Öffnen Sie die Seite Kalender in der Kategorie Allgemein.
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Klicken Sie auf den Button + Hinzufügen, um einen neuen Kalender hinzuzufügen.
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Vergeben Sie eine Bezeichnung für den neuen Kalender.
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Ziehen Sie die gültigen Feiertage per Drag & Drop in die rechte Spalte der Tabelle. Alternativ können Sie auch die Pfeil-Button verwenden.
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Klicken Sie abschließend auf den Button Speichern.
Schritt 2. Hardware in nubicon anlegen
Hinweis: sollten Sie kein Zeiterfassungsterminal nutzen, sondern ausschließlich online erfassen, können Sie diese Punkte überspringen.
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Um ein Terminal in nubicon anzulegen, öffnen Sie die Seite Manager in der Kategorie Hardware. Klicken Sie auf den Button Hinzufügen.
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Vergeben Sie eine Bezeichnung, setzen Sie die Haken bei Aktiv und Manager hat Display.
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Füllen Sie das Feld Optionen mit den Befehlen aus, die auf das Terminal zutreffen - z.B. "MESZ" für das aktivieren der Mitteleuropäischen Sommerzeit. Mehrere Behelfe sind mit einem Leerzeichen zu trennen.
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Klicken Sie auf den Button Speichern.
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Nur für Zeiterfassungsterminals ohne Fingerprintleser, mit Transponderleser: -
Tragen Sie im Feld RS485-Adresse die Nummer 56 ein und im Feld RS485-Port die Nummer 2.
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Alle anderen Felder sind mögliche Felder und müssen nicht zwingend ausgefüllt werden.
Schritt 3. Inbetriebnahme des Zeiterfassungsterminals
sollten Sie kein Zeiterfassungsterminal nutzen, sondern ausschließlich online erfassen, können Sie diese Punkte überspringen.
Bringen Sie das Terminal entsprechend der Montageanleitung an der Wand an. Wenn Sie das Terminal über PoE anschließen und es in Schritt eins in der Software registriert haben, verbindet sich das Terminal automatisch über die Seriennummer mit der Software.
Schritt 4. Berechnung / Rahmenbedingungen der Zeiterfassung festlegen
Zeitmodelle:
In den Zeitmodellen legen Sie fest, zu welchen Zeiten gebucht werden darf, ob eine Kernzeit existiert, von wann bis wann Dienstgangbuchungen erlaubt sind, oder was die Sollzeit für einen Arbeitstag beträgt.
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Öffnen Sie die Seite Zeitmodelle in der Kategorie Zeiterfassung.
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Klicken Sie auf den Button + Hinzufügen, um ein neues Zeitmodell hinzuzufügen.
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Vergeben Sie eine Bezeichnung für das Modell und wählen Sie die Tage aus, an denen Mitarbeitende mit diesem Zeitmodell arbeiten.
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Anschließend haben Sie die Möglichkeit, die Zeitzählung zu begrenzen und firmeninterne Regelungen einzutragen, wie beispielsweise die Kernzeit.
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Tragen Sie die Sollzeit für Arbeitstag ein. Diese ergibt sich aus der im Arbeitsvertrag festgelegten Wochensollzeit geteilt durch die Anzahl der Wochentage, an denen gearbeitet werden kann. In der Regel entspricht die Sollzeit für Fehltag der Sollzeit des Arbeitages.
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Klicken Sie abschließend auf den Button Speichern.
Zeitmodellgruppen:
Die eingetragenen Zeitmodelle werden in zusammengefasst, damit sie dann über die Parameter den einzelnen Personen zugeordnet werden können.
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Öffnen Sie die Seite Zeitmodellgruppe in der Kategorie Zeiterfassung.
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Klicken Sie auf den Button + Hinzufügen, um eine neue Zeitmodellgruppe hinzuzufügen.
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Vergeben Sie eine Bezeichnung für die Gruppe. In der unteren Tabelle sehen Sie links alle angelegten Zeitmodelle.
Schieben Sie alle Zeitmodelle in die rechte Spalte, die in dieser Gruppe Anwendung finden sollen. Selbst, wenn Sie keine zwei Modelle gruppieren, ist das Hinzufügen einer Zeitmodellgruppe mit nur einem Zeitmodell notwendig, um diese anschließend einer oder mehreren Personen zuzuordnen.
INFO: Sie können ein Zeitmodell in unbegrenzt vielen Zeitmodellgruppen hinterlegen.
Regeln:
Neben den bereits vorhandenen, gesetzlichen Regeln (30-minütiger Pausenabzug nach 6 Stunden Arbeitszeit, sowie weitere 15 Minuten nach 9 Stunden Arbeit) können noch individuelle Regeln durch unsere Entwicklung eingespielt werden. Beispielsweise kann so der 30-minütige Pausenabzug auf 60 Minuten erweitert werden. Melden Sie sich hierzu bitte bei unserem Vertriebsteam unter der sales@nubicon.de
Die gesetzlichen Regelungen werden nicht in den Regeln angezeigt, da diese automatisch von der Software beachtet werden, solange keine anderen Regeln eingespielt wurden.
Regelgruppen:
Wie auch die Zeitmodelle werden die einzelnen Regeln in einer Regelgruppe zusammengefasst, damit Sie dann per Parameterbuchung den einzelnen Mitarbeitenden zugeordnet werden können.
Die Gesetzlichen Regelungen sind in der Software automatisch hinterlegt und werden erst bei einer Parameterbuchung einer neuen Regelgruppe deaktiviert.
Schritt 5. Mitarbeitende anlegen
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Bei Erfassung mit Transponder:
Checken sich Ihre Mitarbeitenden an einem Zeiterfassungsterminal ein und aus, muss jeder Person mindestens ein Transponder zugeordnet werden, damit die Daten entsprechend verbucht werden.
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Öffnen Sie die Seite Personendaten in der Kategorie Allgemein.
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Klicken Sie auf den Button + Hinzufügen, um eine neue Person hinzuzufügen.
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Füllen Sie mindestens die Felder, die mit einem Stern (*) markiert sind.
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Im Abschnitt Identifikation haben Sie nun die Möglichkeit, der Person bis zu zwei Transponder zuzuordnen. Die Ausweisnummer steht ggf. auf dem Transponder, sodass Sie diese entsprechend in das Feld eintragen können.
Alternativ können Sie die Ausweisnummer einlernen. Klicken Sie dazu auf den Button Transpondernummer einlernen für Ausweisnummer x und wählen Sie ein nahegelegenes Terminal oder einen Leser aus. Klicken Sie anschließend auf den Button Weiter und halten Sie den einzulernenden Transponder an das zuvor ausgewählte Gerät. Anschließend wird Ihnen die erfasste Nummer angezeigt und mit einem Klick auf Bestätigen automatisch in die Personenkartei eingetragen. -
Scrollen Sie weiter bis zum Abschnitt Zeiterfassung und tragen Sie das Datum im Feld Eintrittsdatum ein, ab dem die Zeitzählung begonnen werden soll.
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Klicken Sie auf den Button Speichern - schließen Sie die Personenkartei noch nicht.
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Öffnen Sie nun den persönlichen Kalender mit einem Klick auf den Button Kalender.
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Aktivieren Sie die geltende Zeitmodellgruppe sowie den geltenden Kalender über eine Parameterbuchung. Klicken Sie dazu auf den Button Neuer Parameter, wählen Zeitmodellgruppe und anschließend die zuvor angelegte Zeitmodellgruppe, die für diese Person gilt. Geben Sie abschließend ein Datum ein, beispielsweise das Eintrittsdatum, ab dem die Zeitzählung zu diesem Zeitmodell gelten soll und bestätigen Sie mit Speichern.
Wiederholen Sie dies für die Parameterbuchung des Kalenders, um den Kalender zu aktivieren.
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Bei mobiler Erfassung:
Wenn Ihre Mitarbeitenden mobil buchen sollen, können sie dies über ihren persönlichen Bereich machen. Für diesen Bereich erhalten sie einen persönlichen Login. Diesen legen Sie folgendermaßen an:
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Um diesen Login freizuschalten, loggen Sie sich bitte in Ihrer nubicon Admin-Oberfläche ein und legen Sie die Person - wie oben detailliert beschrieben - unter Personendaten an. (einschließlich Schritt 8)
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Setzen Sie im Abschnitt Zeiterfassung den Haken bei Freigabe und besätigen mit speichern.
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Es wird eine Mail mit einem Aktivierungslink an den/die Mitarbeitende versendet.
Über diesen Link muss innerhalb von 72 Stunden ein persönliches Passwort vergeben werden.
Mit dieser E-Mailadresse loggt sich die Person auch zukünftig bei dem persönlichen nubicon-Bereich ein.