Schritt 1. Inbetriebnahme des Zeiterfassungsterminals Sollten Sie kein Zeiterfassungsterminal nutzen, sondern ausschließlich online erfassen, können Sie diese Schritte überspringen. 1. Öffnen Sie in der nubicon Software die Seite Manager in der Kategorie Hardware und klicken Sie auf den Button Hinzufügen. 2. Vergeben Sie eine Bezeichnung, setzen Sie den Haken bei Aktiv und Manager hat Display. 3. Klicken Sie in das Feld Seriennummer und wählen Sie die hinterlegte Seriennummer aus, die zu dem Manager gehört, den sie anlegen möchten. Die Seriennummer finden Sie auf der Platine des Terminals. 4. Sofern Sie bereits einen Kalender angelegt haben, können Sie diesen direkt dem Terminal zuordnen. Sollte noch kein geeigneter Kalender hinterlegt sein, können Sie diesen dem Terminal auch noch nachträglich zuordnen. 5. Sollten Sie ein T800 mit Fingerprintleser in Betrieb nehmen wollen, tragen Sie bitte bei Optionen „FPL“ ein. In diesem Fall können Sie mit Schritt 2 weitermachen. 6. Öffnen Sie für das Anlegen eines T800 ohne Fingerprintleser nun die Seite Subterminal in der Kategorie Hardware und klicken erneut auf den Button Hinzufügen. 7. Vergeben Sie eine Bezeichnung für den Leser, welcher sich im Terminal befindet. 8. Wählen Sie bei Manager den soeben angelegten Manager aus. 9. Bei Funktion wählen Sie bitte RS485-Leser (Standard) aus. 10. Klicken Sie auf Speichern. Bringen Sie das Terminal entsprechend der Montageanleitung an der Wand an. Wenn Sie das Terminal über PoE anschließen und es in Schritt eins in der Software registriert haben, verbindet sich das Terminal automatisch über die Seriennummer mit der Software. Schritt 2. Inbetriebnahme des Managers der Zutrittskontrolle 1. Öffnen Sie in der nubicon Software die Seite Manager in der Kategorie Hardware und klicken Sie auf den Button Hinzufügen. 2. Vergeben Sie eine Bezeichnung und setzen Sie den Haken bei aktiv. 3. Klicken Sie in das Feld Seriennummer und wählen Sie die hinterlegte Seriennummer aus, die zu dem Manager gehört, den sie anlegen möchten. Die Seriennummer finden Sie auf der Platine. Sofern Sie bereits einen Kalender angelegt haben, können Sie diesen direkt dem Manager zuordnen. Sollte noch kein geeigneter Kalender hinterlegt sein, können Sie diesen dem Manager auch noch nachträglich zuordnen. 4. Bringen Sie die Hardware entsprechend der beigelegten Montageanleitung an. Sobald Sie den Manager anschließen, verbindet sich dieser automatisch über die Seriennummer mit der Software. Schritt 3. Berechnung / Rahmenbedingungen der Zeiterfassung festlegen Zeitmodelle: hier legen Sie fest, zu welchen Zeiten gebucht werden darf, ob eine Kernzeit existiert, von wann bis wann Dienstgangbuchungen erlaubt sind oder was die Sollzeit für einen Arbeitstag beträgt. Eine genaue Aufschlüsselung der einzelnen Felder finden Sie in der Felder- & Seitenübersicht. Zeitmodellgruppen: Die eingetragenen Zeitmodelle werden in zusammengefasst, damit sie dann über die Parameter Einstellungen den einzelnen Personen zugeordnet werden können. Wie Sie eine solche Zeitmodellgruppe erstellen erfahren Sie ebenfalls in der Felder- & Seitenübersicht. Regeln: Neben den bereits vorhandenen, gesetzlichen Regeln, wie dass beispielsweise nach 6 Stunden Arbeitszeit eine 30-minütige Pause gemacht werden muss, können Sie hier noch individuelle Regeln erstellen. Beispielsweise, dass Ihre Mitarbeiter nicht nur eine 30-minütige Mittagspause machen sondern eine 60 Minütige. Regelgruppen: Wie auch die Zeitmodelle werden die einzelnen Regeln in einer Regelgruppe zusammengefasst, damit Sie dann per Parameterbuchung den einzelnen Mitarbeitenden zugeordnet werden können. So können Ihre Mitarbeitenden Buchungen am Terminal oder auch online abgeben. Die folgenden Schritte Kategorien und Konten sind zur Erfassung der Zeitbuchungen nicht gleich notwendig, sollten jedoch früher oder später eingerichtet werden. Ansonsten machen Sie mit Schritt 4 weiter. Kategorien: Legen Sie in der Seite Kategorien, z.b. verschiedene Abteilungen wie Produktion, Versand oder Vertrieb an. Diese Kategorien können zu einem späteren Zeitpunkt Zeitgruppen zugeordnet werden. Konten: Tragen Sie hier mögliche Kontobuchungen ein, welche später für die Mitarbeiterbuchungen verwendet werden sollen. Wie beispielsweise krank mit Lohnfortzahlung. Klicken Sie dafür auf den Hinzufügen Button. Eine genaue Aufschlüsselung der einzelnen Felder finden in der Felder- & Seitenübersicht. Schritt 4. Bereiche festlegen und Hardware zuordnen Legen Sie in Bereiche individuelle Bereiche in Ihrem Betrieb an. Wie Sie hierbei vorgehen, und die entsprechende Hardware diesen Bereichen zuordnen können, lesen Sie in der Felder- & Seitenübersicht Bereiche. Schritt 5. Mitarbeitende für Zeiterfassung und / oder Zutrittskontrolle anlegen Über Personendaten > Hinzufügen können Sie alle Personen anlegen, die einen Transponder erhalten sollen. Ihnen stehen unterschiedlichste Felder zur Verfügung, um Ihre Personendaten zu pflegen. Verpflichtend sind lediglich die mit einem Stern (*) gekennzeichneten Felder. Damit Ihre Mitarbeitenden Zutritt mit ihrem Transponder erlangen und an einem Zeiterfassungsterminal buchen können, hinterlegen Sie unter dem Abschnitt Identifikation die entsprechende Transpondernummer. So wird ein Transponder genau einer Person zugeordnet es können die Daten entsprechend verbucht und Zutritt gewehrt oder verweigert werden. Genauere Informationen zu den Personendaten oder wie Sie die Transponder automatisch einlernen können, finden Sie ebenfalls in der Felder- & Seitenübersicht Personendaten. Bei mobiler Zeiterfassung: Wenn Ihre Mitarbeitenden mobil buchen sollen, erhalten sie dafür einen persönlichen Login. Um diesen Login freizuschalten, loggen Sie sich bitte in Ihrer nubicon Admin-Oberfläche ein und hinterlegen unter Personendaten alle Daten einer Person und eine E-Mailadresse. Wenn Sie auf Speichern klicken, wird eine Mail mit einem Aktivierungslink an den/die Mitarbeitende versendet. Mit dieser Mail erhält der Mitarbeiter die Accountverifizierung und kann sich anschließend in seinen Account einloggen. Schritt 6. Daten der Zeiterfassung und Zutrittskontrolle per Konfigurationsdownload an Hardware senden: Klicken Sie in der Kategorie Hardware auf Konfigurationsdownload. Stellen Sie sicher, dass Download Arbeitsdaten aktiviert ist (beim ersten Download empfehlen wir, Arbeitsdaten und Datum/Uhrzeit auszuwählen - zukünftig ist das nicht mehr nötig). Klicken Sie abschließend auf den Button Download, um die Einrichtung abzuschließen.