Schritt 1. Kalender anlegen

Die Kalender werden verwendet, um feiertagsbedingte Besonderheiten bei der Verbuchung von Arbeitszeiten berücksichtigen zu können. In nubicon sind bereits alle deutschen Feiertage hinterlegt, sodass Sie diese nur noch einem Kalender zuordnen müssen. Sollten Sie einen neuen Feiertag anlegen wollen, der noch nicht in nubicon erfasst ist, können Sie dies ebenfalls tun.

​

1. Öffnen Sie die Seite Kalender in der Kategorie Allgemein.

2. Klicken Sie auf den Button + Hinzufügen, um einen neuen Kalender hinzuzufügen.

3. Vergeben Sie eine Bezeichnung für den neuen Kalender.

4. Ziehen Sie die gültigen Feiertage per Drag & Drop in die rechte Spalte der Tabelle. Alternativ können Sie auch die Pfeil-Button verwenden.

5. Klicken Sie abschließend auf den Button Speichern.

​​

Schritt 2. Hardware in nubicon anlegen

Zeiterfassungsterminal anlegen
Hinweis: sollten Sie kein Zeiterfassungsterminal nutzen, sondern ausschließlich online erfassen, können Sie diese Punkte überspringen.
 

1. Um ein Terminal in nubicon anzulegen, öffnen Sie die Seite Manager in der Kategorie Hardware. Klicken Sie auf den Button Hinzufügen.

2. Vergeben Sie eine Bezeichnung, setzen Sie die Haken bei Aktiv und Manager hat Display.

3. Klicken Sie in das Feld Seriennummer und wählen Sie die hinterlegte Seriennummer aus, die zu dem Manager gehört, den Sie anlegen möchten. Die Seriennummer finden Sie auf der Platine des Terminals.

4. Sofern Sie bereits einen Kalender angelegt haben, können Sie diesen im Feld Kalender direkt dem Terminal zuordnen. Sollte noch kein geeigneter Kalender hinterlegt sein, können Sie diesen dem Terminal auch noch nachträglich zuordnen.

5. Füllen Sie das Feld Optionen mit den Befehlen aus, die auf das Terminal zutreffen - z.B. "MESZ" für das aktivieren der Mitteleuropäischen Sommerzeit. Mehrere Behelfe sind mit einem Leerzeichen zu trennen. 
    

6. Sollten Sie ein T800 mit Fingerprintleser in Betrieb nehmen wollen, tragen Sie bitte bei Optionen „FPL“ ein. Gehen Sie nach dem Speichern direkt über zu Schritt 3.

7. Klicken Sie auf den Button Speichern.
   ________________
   
   Nur für Zeiterfassungsterminals ohne Fingerprintleser, mit Transponderleser:

8. Für Zeiterfassungsterminal ohne Fingerprintleser muss zusätzlich ein Subterminal angelegt werden. Das Subterminal ist in diesem Fall der Leser, der sich im Terminal befindet. Klicken Sie dazu im Abschnitt Subterminals auf den Button +Hinzufügen, wodurch sich eine neue Seite Subterminals öffnet.

9. Vergeben Sie eine Bezeichnung für den Leser

10. Im Feld Manager ist bereits der richtige Manager ausgewählt. Bei Bedarf können Sie diesen noch abändern. 

11. Bei Funktion wählen Sie bitte RS485-Leser (Standard) aus.

12. Tragen Sie im Feld RS485-Adresse die Nummer 56 ein und im Feld RS485-Port die Nummer 2.

13. Alle anderen Felder sind mögliche Felder und müssen nicht zwingend ausgefüllt werden.

14. Klicken Sie abschließend auf Speichern.

​

Manager anlegen

Sollten Sie bereits ein Zeiterfassungsterminal angelegt haben, so kann dieses als Manager für max. 

1. Um einen Manager anzulegen, öffnen Sie die Seite Manager in der Kategorie Hardware. Klicken Sie auf den Button Hinzufügen.

2. Vergeben Sie eine Bezeichnung und setzen Sie den Haken bei aktiv.

3. Klicken Sie in das Feld Seriennummer und wählen Sie die hinterlegte Seriennummer aus, die zu dem Manager gehört, den sie anlegen möchten. Die Seriennummer des Geräts finden Sie auf der Platine. 
   Sofern Sie bereits einen Kalender angelegt haben, können Sie diesen direkt dem Manager zuordnen. Sollte noch kein geeigneter Kalender hinterlegt sein, können Sie diesen dem Manager auch noch nachträglich zuordnen.

​

I/O-Modul anlegen

1. Öffnen Sie die Seite Subterminals in der Kategorie Hardware. Klicken Sie auf den Button Hinzufügen.

2. Vergeben Sie eine Bezeichnung.

3. Wählen Sie nun im Feld Manager den zuvor angelegten Manager aus, an dem der Leser angeschlossen werden soll.

4. Wenn das I/O-Modul an eine Einbruchmeldeanlage angeschlossen ist, wählen Sie im Feld Funktion die Option I/O-Modul (scharf/unscharf) aus. Wenn nicht, wählen Sie die Option I/O-Modul (Standard).

​

Leser anlegen

1. Öffnen Sie die Seite Subterminals in der Kategorie Hardware. Klicken Sie auf den Button Hinzufügen.

2. Vergeben Sie eine Bezeichnung.

3. Wählen Sie nun im Feld Manager den zuvor angelegten Manager aus, an dem der Leser angeschlossen werden soll.

4. Wenn eine Einbruchmeldeanlage über diesen Leser scharf bzw. unscharf geschaltet werden soll, wählen Sie im Feld Funktion die Option RS-485 Leser (scharf/unscharf) aus. Andernfalls, wählen Sie die Option RS-485 Leser (Standard).

​

Offline Türdrücker und Zylinder anlegen

1. Öffnen Sie die Seite Subterminals in der Kategorie Hardware. Klicken Sie auf den Button Hinzufügen.

2. Vergeben Sie eine Bezeichnung.

3. Wählen Sie nun im Feld Manager den zuvor angelegten Manager aus, an dem der Leser angeschlossen werden soll.

4. Wählen Sie im Feld Funktion die Option Offline Zylinder/Türdrücker aus. 

​​

Funk Türdrücker und Zylinder anlegen

1. Öffnen Sie die Seite Subterminals in der Kategorie Hardware. Klicken Sie auf den Button Hinzufügen.

2. Vergeben Sie eine Bezeichnung.

3. Wählen Sie nun im Feld Manager den zuvor angelegten Manager aus, an dem der Leser angeschlossen werden soll.

4. Wählen Sie im Feld Funktion die Option Funk Zylinder/Türdrücker aus.

Schritt 3. Inbetriebnahme des Zeiterfassungsterminals
sollten Sie kein Zeiterfassungsterminal nutzen, sondern ausschließlich online erfassen, können Sie diese Punkte überspringen.

 

Bringen Sie das Terminal entsprechend der Montageanleitung an der Wand an. Wenn Sie das Terminal über PoE anschließen und es in Schritt eins in der Software registriert haben, verbindet sich das Terminal automatisch über die Seriennummer mit der Software.

​

Schritt 4. Berechnung / Rahmenbedingungen der Zeiterfassung festlegen
 

Zeitmodelle:

In den Zeitmodellen legen Sie fest, zu welchen Zeiten gebucht werden darf, ob eine Kernzeit existiert, von wann bis wann Dienstgangbuchungen erlaubt sind, oder was die Sollzeit für einen Arbeitstag beträgt.

 

1. Öffnen Sie die Seite Zeitmodelle in der Kategorie Zeiterfassung.

2. Klicken Sie auf den Button + Hinzufügen, um ein neues Zeitmodell hinzuzufügen.

3. Vergeben Sie eine Bezeichnung für das Modell und wählen Sie die Tage aus, an denen Mitarbeitende mit diesem Zeitmodell arbeiten.

4. Anschließend haben Sie die Möglichkeit, die Zeitzählung zu begrenzen und firmeninterne Regelungen einzutragen, wie beispielsweise die Kernzeit.

5. Tragen Sie die Sollzeit für Arbeitstag ein. Diese ergibt sich aus der im Arbeitsvertrag festgelegten Wochensollzeit geteilt durch die Anzahl der Wochentage, an denen gearbeitet werden kann. In der Regel entspricht die Sollzeit für Fehltag der Sollzeit des Arbeitages.

6. Klicken Sie abschließend auf den Button Speichern.

​

 

Zeitmodellgruppen:

Die eingetragenen Zeitmodelle werden in zusammengefasst, damit sie dann über die Parameter den einzelnen Personen zugeordnet werden können.

 

1. Öffnen Sie die Seite Zeitmodellgruppe in der Kategorie Zeiterfassung.

2. Klicken Sie auf den Button + Hinzufügen, um eine neue Zeitmodellgruppe hinzuzufügen.

3. Vergeben Sie eine Bezeichnung für die Gruppe. In der unteren Tabelle sehen Sie links alle angelegten Zeitmodelle.
   Schieben Sie alle Zeitmodelle in die rechte Spalte, die in dieser Gruppe Anwendung finden sollen. Selbst, wenn Sie keine zwei Modelle gruppieren, ist das Hinzufügen einer Zeitmodellgruppe mit nur einem Zeitmodell notwendig, um diese anschließend einer oder mehreren Personen zuzuordnen.

​

 

Regeln:

Neben den bereits vorhandenen, gesetzlichen Regeln (30-minütiger Pausenabzug nach 6 Stunden Arbeitszeit,  sowie weitere 15 Minuten nach 9 Stunden Arbeit) können Sie hier noch individuelle Regeln erstellen. So können Sie beispielsweise den 30-minütigen Pausenabzug auf 60 Minuten erweitern. 
 

Regelgruppen:

Wie auch die Zeitmodelle werden die einzelnen Regeln in einer Regelgruppe zusammengefasst, damit Sie dann per Parameterbuchung den einzelnen Mitarbeitenden zugeordnet werden können. 

 

Schritt 4. Mitarbeitende anlegen
 

• Bei Erfassung mit Transponder:
  Checken sich Ihre Mitarbeitenden an einem Zeiterfassungsterminal ein und aus, muss jeder Person  mindestens ein Transponder zugeordnet werden, damit die Daten entsprechend verbucht werden.

​

1. Öffnen Sie die Seite Personendaten in der Kategorie Allgemein.

2. Klicken Sie auf den Button + Hinzufügen, um eine neue Person hinzuzufügen.

3. Füllen Sie mindestens die Felder, die mit einem Stern (*) markiert sind.

4. Im Abschnitt Identifikation haben Sie nun die Möglichkeit, der Person bis zu zwei Transponder zuzuordnen. Die Ausweisnummer steht ggf. auf dem Transponder, sodass Sie diese entsprechend in das Feld eintragen können.
   Alternativ können Sie die Ausweisnummer einlernen. Klicken Sie dazu auf den Button Transpondernummer einlernen für Ausweisnummer x und wählen Sie ein nahegelegenes Terminal oder einen Leser aus. Klicken Sie anschließend auf den Button Weiter und halten Sie den einzulernenden Transponder an das zuvor ausgewählte Gerät. Anschließend wird Ihnen die erfasste Nummer angezeigt und mit einem Klick auf Bestätigen automatisch in die Personenkartei eingetragen.

5. Scrollen Sie weiter bis zum Abschnitt Zeiterfassung. Setzen Sie dort den Haken bei Freigabe und tragen Sie das Datum im Feld Eintrittsdatum ein, ab dem die Zeitzählung begonnen werden soll.

6. Klicken Sie auf den Button Speichern - schließen Sie die Personenkartei noch nicht.

7.  Öffnen Sie nun den persönlichen Kalender mit einem Klick auf den Button Kalender.

8. Aktivieren Sie die geltende Zeitmodellgruppe sowie den geltenden Kalender über eine Parameterbuchung. Klicken Sie dazu auf den Button Neuer Parameter und wählen Sie Zeitmodellgruppe und wählen Sie anschließend die zuvor angelegte Zeitmodellgruppe aus, die für diese Person gilt. Geben Sie abschließend ein Datum ein, beispielsweise das Eintrittsdatum, ab dem die Zeitzählung zu diesem Zeitmodell gelten soll und bestätigen Sie mit Speichern.
   Wiederholen Sie dies für mit dem Parameter Kalender, um den Kalender zu aktivieren.

 

• ​Bei mobiler Erfassung:
  Wenn Ihre Mitarbeitenden mobil buchen sollen, können sie dies über ihren persönlichen Bereich machen. Für diesen Bereich erhalten sie einen persönlichen Login. Diesen legen Sie folgendermaßen an:
   

1. Um diesen Login freizuschalten, loggen Sie sich bitte in Ihrer nubicon Admin-Oberfläche ein und legen Sie die Person - wie oben detailliert beschrieben - unter Personendaten an.  

2. Öffnen Sie die Accountdaten, indem sie oben recht zuerst auf Ihren Namen und anschließend auf Account klicken.

3. Fügen Sie anschließend einen weiteren User hinzu, indem Sie auf den Button + User anlegen klicken.

4. Geben Sie nun den Namen und Vornamen exakt so an, wie Sie ihn zuvor in den Personendaten angegeben haben.

5. Geben Sie die E-Mailadresse ein, an die der Verifikationslink gesendet werden soll, über den anschließend ein persönliches Passwort vergeben werden kann. Mit dieser E-Mailadresse loggt sich die Person auch zukünftig bei dem persönlichen nubicon-Bereich ein.

6. Wenn Sie auf Speichern klicken, wird eine Mail mit einem Aktivierungslink an den/die Mitarbeitende versendet.

​

HINWEIS: Legen Sie mindestens zwei Personen an, bevor Sie erste Buchungen oder Buchungsversuche tätigen.Vereinzelt kann es zu Problemen führen, wenn nur eine Person angelegt wird.

​

Schritt 5. Daten per Konfigurationsdownload an Hardware senden:
Sollten Sie kein Zeiterfassungsterminal nutzen, sondern ausschließlich online erfassen, entfallen diese Schritte.

 

Klicken Sie in der Kategorie Hardware auf Konfigurationsdownload. Stellen Sie sicher, dass Download Arbeitsdaten aktiviert ist (beim ersten Download empfehlen wir, zuerst Datum/Uhrzeit herunterzuladen und anschließend, in einem zweiten Konfigurationsdownload, die Arbeitsdaten herunterzuladen - zukünftig ist das nicht mehr nötig). Klicken Sie abschließend auf den Button Download, um die Einrichtung abzuschließen.