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Fragen & Antworten

zu Ihrem ACTICON

Datensicherung & Hardware

Software einrichten & bedienen

Wichtige Tipps vorab

1. Sie können diese Seite mit Strg + F durchsuchen

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2. Ihre 8-stellige Seriennummer sehen Sie in der Titelleiste der jeweiligen Anwendung: z.B. < S-Nr 12345678 >
Ihre Serverversion sowie Ihren aktuellen Pflegestand sehen Sie, wenn Sie das Fragezeichen in der Statusleiste anklicken: z.B. Serverversion: 4.35.162 (Pflegestand 35)

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3. unterschiedliche Oberflächen:

1 Fragezeichen.png

Diese Oberfläche meinen wir mit “Windows-Version”:

Diese Oberfläche meinen wir mit “Net-Client”:

2 Windows Oberfläche.png
3 Netclient Oberfläche.png

Datensicherung & Hardware

Automatische Datensicherung einrichten

Ausführliche Informationen, wie Sie in der Software einstellen, dass Datensicherungen automatisch erzeugt werden, erhalten Sie hier:

Datensicherung erstellen

Wie Sie zu Supportzwecken eine aktuelle Datensicherung anlegen und per E-Mail versenden, lesen Sie in dieser ausführlichen Anleitung:

Serverumzug

Fernwartung oder Teilnahme an einer Online-Schulung

Ausführliche Informationen erhalten Sie hier:

Ausführliche Informationen erhalten Sie in diesem Dokument:

Software Registrierung

Ausführliche Informationen erhalten Sie in dieser Anleitung:

Uhrzeit am Terminal stellen/korrigieren

In der Windows-Version:

  1. Gehen Sie auf Allg.Dienste > Daten ins Terminal

  2. Haken setzen bei Datum / Uhrzeit stellen

  3. Button Laden klicken

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Im NET-Client:

  1. Gehen Sie auf Allg.Dienste > Download

  2. Haken setzen bei Datum / Uhrzeit stellen

  3. Button Daten laden klicken

Summer im Terminal leiser oder ausmachen

Nur möglich bei den Software-Optionen Zutritt oder Zutritt + Zeiterfassung

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leiser machen = leider nicht möglich
ausmachen = möglich

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In der Windows-Version:

  1. Gehen Sie auf Allg.Daten > Terminaldaten

  2. Öffnen Sie die Auswahlliste aus der Symbolleiste (Abb. 1)

  3. Wählen Sie das entsprechende Terminal durch einen Doppelklick aus und schließen Sie die Auswahlliste

  4. Wechsel Sie zum Reiter Option 2

  5. Haken setzen bei Hupe am RS485/Offline-Leser deaktivieren

  6. Button OK klicken

Abb. 1

4 Symbolleiste.png

Im NET-Client:

  1. Gehen Sie auf Allg.Daten > Terminaldaten

  2. Wählen Sie das entsprechende Terminal aus

  3. Wechseln Sie zum Reiter Optionen

  4. Haken setzen bei Hupe RS485-Leser inaktiv

  5. Haken-Symbol (Abb. 2) in der Symbolleiste klicken (oder mit Enter-Taste bestätigen)

Abb. 2

5 Enter-Haken.png

Software einrichten & bedienen

Personen anlegen

Im Net-Client:

Ausführliche Informationen erhalten Sie hier:

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In der Windowsversion:

Fehlgrund anlegen

Ausführliche Informationen erhalten Sie hier:

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In der Windowsversion:

Im Net-Client:

Tages-/ Wochenarbeitszeit ändern

Ausführliche Informationen erhalten Sie hier:

Zusätzlichen Jahresurlaub hinterlegen

Ausführliche Informationen erhalten Sie hier:

Weihnachten / Silvester Urlaubsregelung

Ausführliche Informationen erhalten Sie hier:

Mehrplatzsperre aufheben

Um die Mehrplatzsperre aufzuheben, beenden Sie bitte ACTICON und starten Sie Ihren Server neu.

Urlaub ausgezahlt - Urlaubskonto korrigieren

In der Windows-Version:

Im Personenstamm ZE-Buchungen können Sie Lohnartbuchungen für Urlaub auszahlen vornehmen.

Gehen Sie auf Personendaten > ZE-Buchungen

Im Feld “Datum” hinterlegen Sie ein Datum aus dem Monat, in dem Sie Urlaubstage auszahlen möchten.

Im Feld “Uhrzeit” hinterlegen Sie eine beliebige Uhrzeit.

Im Feld “Bu.-Art” wählen Sie LO ZE

Im Feld “Lohnkonto” verwenden Sie das Lohnartkonto 216 – Abzug Urlaub aus Jahreskonto o. Zeitgutschrift.

Im Feld “Zusatz” vermerken Sie die Anzahl der Urlaubstage, die ausgezahlt werden sollen.

11 urlaubskonten_3-1.png

In den Urlaubskonten finden Sie die ausgebuchten Tage im Feld „verrechnete Urlaubstage“

Überstunden auszahlen - Gleitzeitkonto aktuell korrigieren

In der Windows-Version:
Im Personenstamm ZE-Buchungen können Sie Lohnartbuchungen für Überstunden vornehmen.

  1. Gehen Sie auf Personendaten > ZE-Buchungen

  2. Im Feld “Datum” hinterlegen Sie ein Datum aus dem Monat, in dem Sie die Überstunden auszahlen möchten.

  3. Im Feld “Uhrzeit” hinterlegen Sie eine beliebige Uhrzeit.

  4. Im Feld “Bu.-Art” wählen Sie LO ZE

  5. Im Feld “Lohnkonto” verwenden Sie das Lohnartkonto 200 – Umbuchung Gleitzeit nach Überstunden.

  6. Im Feld “Zusatz” vermerken Sie die Anzahl der Stunden, die ausgezahlt werden sollen.

14 überstunden.png

Die hinterlegen Daten bitte mit “Speichern” bestätigen.

Auf dem entsprechenden Monatsjournal steht im Feld “Auszahlung Mehrarbeit” die hinterlegten Stunden.

Das Feld “Gleitzeitkonto aktuell” hat sich um die auszuzahlenden Überstunden reduziert.

16 überstunden_2.png

Das Konto “Auszahlung Mehrarbeit” wird am Monatsanfang automatisch auf Null gesetzt, so dass Sie keine weitere Buchung vornehmen müssen.

Gleitzeitkonto auf Null setzen

Sie möchten das Gleitzeitkonto eines Mitarbeiters auf Null setzen, dann gehen Sie bitte wie folgt vor:

  1. Gehen Sie auf Personendaten > ZE-Buchungen

  2. Im Feld “Datum” hinterlegen Sie das Datum, ab wann das Gleitzeitkonto auf Null gesetzt werden soll

  3. Im Feld “Uhrzeit” hinterlegen Sie eine beliebige Uhrzeit.

  4. Im Feld “Bu.-Art” wählen Sie aus „LO ZE“

  5. Im Feld “Lohnkonto” verwenden Sie das Lohnartkonto 205 – Setze Gleitzeitübernahme auf Festwert.

  6. Im Feld “Zusatz” vermerken Sie die Anzahl der Stunden auf die das Gleitzeitkonto gesetzt werden soll , in diesem Fall “0”

Button Speichern anklicken.

Das Gleitzeitkonto wurde zum 01.02.2022 auf Null gesetzt.

Problembehebung & Fehlermeldungen

Personen können nicht angelegt werden

Ausführliche Informationen erhalten Sie hier:

Mitarbeiter in der Windows-Version löschen

Ausführliche Informationen erhalten Sie hier:

Fehler bei Auswertungen im NET-Client

Ausführliche Informationen erhalten Sie hier:

Leere Personenstammsätze löschen

Nur in der Windows-Version möglich:


Im leeren Hauptfenster die Tastenkombination Alt + F3 drücken.
Meldung “Wirklich alle leeren Stammsätze löschen” mit “Ja” bestätigen. Danach erscheint die Meldung wie viele Datensätze gelöscht wurden.

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Falls die Tastenkombination Alt+F3 deaktiviert ist:
Gehen Sie auf Systemdienste > Einstellungen
Wechseln Sie zum Reiter Tasten
In der Zeile -Alle leeren Personenstammsätze löschen- mit Tasten ALT+F3 aktivieren haben Sie zwei Möglichkeiten:
 

  1. Durch anklicken des Button >> wird die Funktion zum Löschen ausgeführt. Es erscheinen die Meldungen, wie oben beschrieben.
     

  2. Durch das Setzen des Hakens in dieser Zeile aktivieren Sie die Tastenkombination Alt+F3 für zukünftige Löschvorgänge.
    Button OK klicken
    Zum Löschen der leeren Personenstammsätze drücken Sie, wie oben beschrieben, Alt+F3.

Wochenplan rechnet nicht

In etlichen Fenstern kann man eine Änderungshistorie zuschalten. Dies ist erkennbar an den türkis unterlegten Feldern.

7 wochenplan_2-300x112.png

Hier ist Vorsicht geboten, denn jeder Feldinhalt kann ab einem bestimmten Datum wirksam werden.

Zur Prüfung gibt es den kleinen Schalter [H] = Historie. Hier kann man alle Änderungen nachvollziehen z.B.

8 wochenplan_1-300x73.png
9 wochenplan_3.png

Bei Anklicken einer Änderung wird sichtbar, hier das Datum „gültig von“ 01.01.2022 gilt erst ab 28.01.2022.

Da steht zwar 01.01.2022 drin, diese Änderung tritt jedoch erst ab 28.01.2022 in Kraft also 28 Tage später.

Zum Glück gibt ja den Schalter, mit dem kann man unbeabsichtigte Änderungen löschen und anschließend neu erfassen.
 

Seien Sie also besonders achtsam, wenn diese Meldung auftaucht und wählen Sie das richtige Datum!

Übersichten & Auswertungen

Übersicht Nettoarbeitsstunden

Im NET-Client:

  1. Gehen Sie auf Allg.Dienste > Pers.-Reporter

  2. Ziehen Sie per Drag and Drop die Elemente P001 : Name und P002 : Vorname aus der Listbox in die rechte Zeilendefinition.

  3. Wählen Sie Zeitkonten.

  4. Ziehen Sie Z020 : anwesende Zeit nach rechts.

  5. Wählen Sie Summe gesamtes Vorjahr.

  6. Führen Sie die definierte Liste aus (Abb. 1).

Abb. 1

4 Symbolleiste.png
6 FAQ_Uebersicht_Arbeitsstunden.png

Kalenderübersicht genehmigter Urlaub

Ausführliche Informationen erhalten Sie hier:

Monatsjournale gesammelt ausdrucken

Ausführliche Informationen erhalten Sie hier:

Journale per E-Mail senden im NET-Client

Ausführliche Informationen erhalten Sie hier:

Journale älter als 12 Monate ausdrucken

Ausführliche Informationen erhalten Sie hier:

Sonstiges

Kalenderfarben anpassen

Gehen Sie auf Allg.Daten > Kalenderfarben und legen Sie die Farben entsprechend Ihrer Vorstellung an.

20 kalender_window.jpg
21 kalender_net.jpg

Gelöschte Buchungen wiederherstellen

Ausführliche Informationen erhalten Sie hier:

Gelöschte Person wiederherstellen

Ausführliche Informationen erhalten Sie hier:

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