top of page

Personendaten

Bei den Personenstammdaten können Sie neue Personen anlegen, vorhandene Personen bearbeiten sowie Zutrittsrechte und Zeiterfassungsdaten bearbeiten. Ebenfalls können Sie personenspezifische Auswertungen zu Parameter, Konten, Reports, Kalender & Urlaub einsehen. Um eine bestehende Person zu bearbeiten, klicken Sie auf den Namen der Person in der Liste.

Um eine neue Person anzulegen, klicken Sie auf den Button Hinzufügen, 
füllen die nachfolgenden Felder aus und klicken auf Speichern

Hinweis: Einige Schaltflächen werden erst nach dem erstmaligen Speichern einer Person angezeigt. 

feld oder schaltfläche

bedeutung

QR-Code senden


Feedback

Es wird ein QR-Code an die hinterlegte Emailadresse versendet, der den Zutritt nach den angelegten Daten ermöglicht.

Lassen Sie sich über den Button Feedback die Zutritts-Buchungen anzeigen, die von dieser Person durchgeführt wurden. Die Buchungen werden nur gespeichert, sofern der Haken unter Zutrittsdaten > Feedback speichern gesetzt ist.

ID


Mandant


Vorname

Nachname



Persönliche Daten














Personengruppe



e-Mail





Personentyp




Identifikation

Transponder einlernen für Ausweisnummer _



Ausweisnummer 1





Ausweisnummer 2




Ausweis Status
























PIN-Code




Zutrittsdaten

Freigabe



Generalberechtigt



Gültig von


Gültig bis


Dauerauf mit Karte 







Bereichsgruppe 1




Zeitmodellgruppe 1

 
 

Bereichsgruppe 2



Zeitmodellgruppe 2



Scharf/Unscharf


















Bereichsgruppe 3



Zeitmodell 1



Zeitmodell 2



Tür _



Feedback speichern 




Feedback Speichern für
so viele Tage 




Zeiterfassung

Parameter


Konten 




Akt. Monat 



Vormonat 



Kalender


Urlaub 


Freigabe zur Online-Buchung


Freigabe für Online-Antragswesen

Eintrittsdatum 



Austrittsdatum 



Geo Tracking 

Diese Identifikationsnummer wird automatisch generiert und kann nicht geändert werden. Dieses Feld ist für Ihre Bearbeitung nicht relevant.

In diesem Feld steht Ihre Mandantenkennung. Sie wird automatisch vom System eingefügt und kann nicht von Ihnen geändert werden.

Geben Sie den Vornamen der Person ein, die Sie anlegen möchten.

Geben Sie den Nachnamen der Person ein, die Sie anlegen möchten.

Die Felder

  • Anrede

  • Personalnummer

  • Unternehmen

  • Straße und Hausnummer

  • Postleitzahl und Ort

  • Telefonnummer 

  • Geburtstag

sind für die Zeit- & Zutrittskontrolle nicht relevant. Sie dienen lediglich Ihnen zur Stammdatenpflege. 

Sie können die Person einer Personengruppe zuordnen. Wählen Sie eine Gruppe aus, die Sie unter Personengruppe hinzufügen angelegt haben. Diese Zuordnung ist für spätere Auswertungen sinnvoll. 

 

Geben Sie in diesem Feld eine gültige E-Mailadresse der Person ein, die Sie anlegen möchten. Diese Information wird benötigt, wenn Sie QR-basierte Zutrittserlaubnisse an die Person versenden möchten. Oder die Person in der Zeiterfassung Ihre Buchungen über einen Online-Login ausführen darf.  (Verfügbar ab der Ausbaustufe Plus) 

Wählen Sie aus, ob die Person Mitarbeiter oder Besucher ist. Diese Funktion kann Ihnen dabei helfen, Suchen schneller durchzuführen und so mit wenigen Klicks beispielsweise einen Besucherausweis zurückzunehmen oder neu auszugeben. 

Über diese Funktion gelangen Sie in ein Auswahlfenster. Lassen Sie die Ausweisnummer über ein Subterminal (=Terminal oder Leser) eintragen oder nehmen Sie die Eintragung in den folgenden Feldern manuell vor.

 

 

Dieses Feld ist immer nötig, wenn Sie eine Identifikation mit Transpondern betreiben. Alternativen sind PIN- oder QR-Code. Tragen Sie hier die Nummer des Transponders ein, den der/die Mitarbeitenden für die Zutrittskontrolle und / oder Zeiterfassung nutzen wird (hierbei ist entweder die Hexadezimal oder die Dezimal Ausweisnummer erforderlich).

In diesem Feld können Sie eine weitere Ausweisnummer eintragen (siehe Ausweisnummer 1). Diese kann als alternative Ausweisnummer für die Zutrittskontrolle und / oder Zeiterfassung genutzt werden, beispielsweise für die Scharfschaltung von Alarmanlagen oder KFZ-Erkennung/Parkberechtigung.

Optionen:

  • Aktiv:

  • Inaktiv:

  • Verloren:

  • Gestohlen:

Geben Sie einen persönlichen Identifikations-Code ein, mit dem sich der/die Mitarbeitende ohne Ausweis am Zutrittsleser oder Zeiterfassungsterminal identifizieren kann. ​

 

Abfragefeld (markiert = Ja); Hier können Sie bestimmen, ob ein Ausweis für die Zutrittskontrolle freigegeben ist. Ist dieses Feld nicht markiert, hat die Person keinerlei Zutrittsberechtigung, auch wenn nachfolgend Rechte angegeben werden.

Setzen Sie diesen Haken, wenn die Person eine Generalberechtigung erhalten soll. Das bedeutet, dass diese Person zu jeder Zeit überall - zu allen Türen und Bereichen – Zugang hat.

In diesem Feld können Sie ein Datum festlegen, ab dem die Zutrittsberechtigungen gültig werden.

In diesem Feld können Sie ein Datum festlegen, zu dem die Zutrittsberechtigungen ablaufen. Nach diesem Datum wird dieser Person der Zutritt verweigert.

Soll die Person die Berechtigung erhalten, mit Ihrem Transponder eine Daueröffnung durchzuführen bzw. zu beenden, setzen Sie diesen Haken. Dauerauf Beginn und Ende werden im Wechsel ausgeführt (Toggle-Modus).

Nur ONLINE vernetzte Türen

Wählen Sie eine der Gruppen, die Sie unter Bereichsgruppe hinzufügen angelegt haben. Das kann sinnvoll sein, wenn Sie beispielsweise eine weitere Tür aktivieren und dafür einer gesamten Gruppe die Berechtigung geben wollen. Die Person ist dann der hinterlegten Bereichsgruppe zugeordnet. 

Wählen Sie eines der Zeitmodelle, die Sie unter Zeitmodell hinzufügen angelegt haben. Nutzen Sie Zeitmodelle, um Berechtigungen zeitlich einzugrenzen, bspw. 8:00 Uhr bis 18:00 Uhr. Zu den hinterlegten Zeiten der Zeitmodellgruppe, erhält die Person  Zutritt in der hinterlegten Bereichsgruppe. 

Wählen Sie eine der Gruppen, die Sie unter Bereichsgruppe hinzufügen angelegt haben. Das kann sinnvoll sein, wenn Sie beispielsweise eine weitere Tür aktivieren und dafür einer gesamten Gruppe die Berechtigung geben wollen.

Wählen Sie eines der Zeitmodelle, die Sie unter Zeitmodell hinzufügen angelegt haben. Nutzen Sie Zeitmodelle, um Berechtigungen zeitlich einzugrenzen, bspw. 6:00 Uhr bis 14:00 Uhr.

Optionen:
 

  • Keine Berechtigung: Die Person kann mit Ihrem Transponder die Alarmanlage weder scharf noch unscharf schalten.

  • Vorgesetzte/r: (für Automatikbetrieb) Ermöglicht eine Prüfung für Scharfschaltung, wenn noch mind. ein Vorgesetzter anwesend ist.

  • Scharfschalten (am Leser): Die Person hat die Berechtigung, die Alarmanlage am Leser mit Ihrem Transponder scharfzuschalten, jedoch nicht unscharf.

  • Scharf/Unscharf (am Leser): Die Person hat die Berechtigung, die Alarmanlage am Leser mit Ihrem Transponder scharf sowie unscharf zu schalten.

ONLINE und OFFLINE Türen

Wählen Sie eine der Gruppen, die Sie unter Bereichsgruppe hinzufügen angelegt haben. Das kann sinnvoll sein, wenn Sie beispielsweise eine weitere Tür aktivieren und dafür einer gesamten Gruppe die Berechtigung geben wollen.

Wählen Sie eines der Zeitmodelle, die Sie unter Zeitmodell hinzufügen angelegt haben. Nutzen Sie Zeitmodelle, um Berechtigungen zeitlich einzugrenzen, bspw. 8:00 Uhr bis 18:00 Uhr.

Wählen Sie eines der Zeitmodelle, die Sie unter Zeitmodell hinzufügen angelegt haben. Nutzen Sie Zeitmodelle, um Berechtigungen zeitlich einzugrenzen, bspw. 6:00 Uhr bis 14:00 Uhr.

Wählen Sie hier einzelne Türen aus, zu denen die Person zutritt erhalten soll. Das kann sinnvoll sein, wenn Sie keiner Bereichsgruppe zugeordnet werden kann/soll, oder sie zusätzlich weitere Rechte erhalten soll.

Abfragefeld (markiert = Ja); Hier können Sie bestimmen, ob die Buchungen, die diese Person durchführt, gespeichert werden sollen. Ist das Feld nicht markiert, wird kein Feedback gespeichert. Die Buchungen dieser Person können Sie über den Button Feedback (Siehe Schaltfläche ganz oben) einsehen.

Sofern die Daten gespeichert werden (Kästen oberhalb angekreuzt), werden sie für diesen Zeitraum gespeichert. Danach werden sie unwiderruflich gelöscht.

Sie erhalten in dieser Übersicht eine Auflistung aller, für die Person gebuchten Parameter. Zum Beispiel, welcher Zeitmodellgruppe die Person ab wann zugeordnet ist.

Hier erhalten Sie eine Übersicht über alle vorhandenen Kontobuchungsarten Ihrer nubicon Software und wie diese bei der ausgewählten Person bereits verbucht worden sind. Beispielsweise können Sie erkennen, wie viele Urlaubstage bei der Person bereits verbucht worden sind. 

Über die Auswahl des Aktuellen Monats, erhalten Sie ein Journal über den aktuell laufenden Kalendermonat. Darin sind Tagesgenaue Daten enthalten. Welche Daten angezeigt werden sollen, können Sie individuell über die Seite Konten einstellen.   

Über den Button Vormonat erhalten Sie ein Journal über den Vormonat ihres laufenden Kalendermonats. Darin sind Tagesgenaue Daten enthalten. Welche Daten angezeigt werden sollen, können Sie individuell über die Seite Konten einstellen.  

Klicken Sie auf Kalender, um alle relevanten Buchungen des/der Mitarbeitenden einzusehen und selbst Buchungen vorzunehmen. 

Hinterlegen Sie hier alle Relevanten Daten zum Urlaub des Mitarbeiters. 

Ist dieses Feld als aktiv markiert und in dieser Personendatei eine Mailadresse hinterlegt, kann dieser Mitarbeiter über seinen persönlichen Login, Buchungen online tätigen. 

Ist dieses Feld als aktiv markiert, kann die Person online das Antragswesen benutzen. 

In diesem Feld können Sie ein Datum festlegen, ab dem die Berechtigungen der Zeiterfassung  gültig werden. Dieses Datum ist vor allem für die Urlaubsberechnung relevant. 

In diesem Feld können Sie ein Datum festlegen, zu dem die Berechtigungen der Zeiterfassung ablaufen. Nach diesem Datum werden keine Buchungen der Person mehr berechnet. 

Setzen Sie diesen Haken, um die geografische Position des Mitarbeitenden zu erfassen, wenn diese/r eine Zeitbuchung mobil erfasst. 

Der Ausweis (bspw. Transponder) kann für die Zutrittskontrolle und / oder Zeiterfassung  genutzt werden. Die Person erhält Zutritt zu den hinterlegten Türen und Bereichen oder kann an Terminals stempeln.

Der Ausweis kann nicht für die Zutrittskontrolle und / oder Zeiterfassung genutzt werden. Die Person erhält keinen Zutritt mehr zu den hinterlegten Türen und Bereichen und kann keine Zeitbuchungen mehr tätigen. Die Bezeichnung Inaktiv erscheint in den Zutrittsauswertungen.

Der Ausweis kann nicht für die Zutrittskontrolle und / oder Zeiterfassung  genutzt werden. Die Person erhält keinen Zutritt mehr zu den hinterlegten Türen und Bereichen und kann keine Zeitbuchungen mehr tätigen. Die Bezeichnung Verloren erscheint in den Zutrittsauswertungen.

Der Ausweis kann nicht für die Zutrittskontrolle und / oder Zeiterfassung genutzt werden. Die Person erhält keinen Zutritt mehr zu den hinterlegten Türen und Bereichen und kann keine Zeitbuchungen mehr tätigen. Die Bezeichnung Gestohlen erscheint in den Zutrittsauswertungen.

Sie haben keine Antwort auf Ihre Frage gefunden? Nehmen Sie Kontakt mit uns auf (support@nubicon.de).

bottom of page