Wie bearbeite ich Buchungsfehler?

Im Arbeitsalltag mit der Zeiterfassung kommt es in jedem Betrieb zu Buchungsfehlern. Ein Buchungsfehler liegt immer dann vor,

wenn eine Buchung vergessen wurde,
mehrere Buchungen derselben Art hintereinander verbucht werden oder
die Buchungsreihenfolge keinen Sinn ergibt

Damit die Zeiterfassungssoftware die geleistete Arbeitszeit und damit Über- bzw. Minusstunden korrekt ermitteln kann, müssen Sie als Administrator:innen diese Buchungsfehler korrigieren.

So gehen Sie vor:

Prüfen Sie, wo Buchungsfehler vorliegen Öffnen Sie dazu die Planungs- und Korrekturübersicht. Tage, die rosa hinterlegt sind, enthalten Buchungsfehler.
Persönlichen Kalender öffnen Klicken Sie in der ersten Spalte der Tabelle auf den Namen der Person. So springen Sie automatisch in den persönlichen Kalender, in dem Sie die genaue Buchungshistorie eines Tages nachvollziehen können. Hinweis: Die Software leitet Sie direkt zum ersten Buchungsfehler des Monats.
Überprüfen Sie die Buchungsreihenfolge Im persönlichen Kalender werden Ihnen alle Buchungen des Tages in chronologischer Reihenfolge angezeigt. Hier können Sie nachvollziehen, welche Buchungen vorliegen und ableiten, welche getätigte oder fehlende Buchung den Fehler auslöst.

Eine Buchung muss immer aus einem Buchungspärchen bestehen: Beginnend mit einer Anwesenheitsbuchung (Kommen) folgt darauf eine Abwesenheitsbuchung (Gehen, Pause, Dienstgang) usw.

Die Spalte Fehlercode gibt zusätzliche Hinweise:

Regel	Fehlercode
Ein Arbeitstag muss mit einer Kommen-Buchung beginnen	Buchung vergessen
Ein Arbeitstag muss mit einer Gehen-Buchung beendet werden	Buchung vergessen
Pause kann nur auf Kommen folgen	Gehen + Abwesend
Eine Pause muss mit einer Kommen-Buchung beendet werden	Gehen + Abwesend
Ein Dienstgang muss mit einer Kommen-Buchung beendet werden	Gehen + Abwesend
Kommen kann nicht auf Kommen folgen	Kommen + anwesend
Gehen kann nicht auf Gehen, Pause oder Dienstgang folgen	Gehen + abwesend

✅ Folgende Beispiele sind korrekt gebuchte Arbeitstage:

	Arbeitstag ohne gebuchte Pause	Arbeitstag mit einer Pause	Arbeitstag mit mehreren Pausen	Arbeitstag mit Dienstgang	Arbeitstag mit Pausen und Dienstgang
07:00 Uhr	Kommen	Kommen	Kommen	Kommen	Kommen
10:00 Uhr			Pause		Pause
10:20 Uhr			Kommen		Kommen
12:00 Uhr		Pause	Pause		Pause
12:40 Uhr		Kommen	Kommen		Kommen
14:00 Uhr				Dienstgang	Dienstgang
14:30 Uhr				Kommen	Kommen
15:00 Uhr	Gehen	Gehen	Gehen	Gehen	Gehen

❌ Folgende Beispiele sind nicht korrekt gebuchte Arbeitstage:

	Arbeitstag ohne Gehen	Pause vergessen	Pause wird mit Gehen beendet	Dienstgang wird mit Gehen beendet	Dienstgang folgt direkt auf Pause
07:00 Uhr	Kommen	Kommen	Kommen	Kommen	Kommen
10:00 Uhr			Pause
10:20 Uhr			Gehen [Kommen]
12:00 Uhr		[Pause fehlt]			Pause
12:40 Uhr		Kommen			[Kommen fehlt]
14:00 Uhr				Dienstgang	Dienstgang
14:30 Uhr				[Kommen fehlt]	Kommen
15:00 Uhr	[Gehen fehlt]	Gehen	Gehen	Gehen	Gehen

Buchungen korrigieren

Wurde doppelt oder eine falsche Buchungsart gebucht (Kommen statt Gehen am Ende des Tages, können Sie diese über den Button Bearbeiten stornieren), muss diese Buchung storniert werden. Klicken Sie dazu auf den Button Bearbeiten in der Zeile der Buchung und anschließend auf den Button Stornieren.

Fehlt eine Buchung, können Sie diese über den Button Neuer Zeitstempel nachtragen. Wählen Sie dazu die Buchungsart aus, die Sie verbuchen möchten und tragen Sie das Datum sowie die Uhrzeit ein, zu der die Buchung gespeichert werden soll.