wie richte ich den persönlichen Bereich für eine:n Mitarbeitende/n ein?

Schritt 1 | Person anlegen

1. Öffnen Sie die Seite Personendaten.

2. Klicken Sie oberhalb der Personenliste auf den Button + Hinzufügen.

3. Tragen Sie mindestens Vorname, Nachname und Mailadresse (empfohlen) ein. Hinweis: Der Persönliche Bereich kann auch ohne Mailadresse verwendet werden, in diesem Fall erfolgt der Login über die Personalnummer. Die Login-Variante mit einer Mailadresse hat den Vorteil, dass Verantwortliche Personen (Genehmigende) eine E-Mail-Mitteilung erhalten, wenn ein neuer Buchungsantrag eingeht und Beantragende per Mail informiert werden, wenn sich der Status ihres Antrags ändert.

   Wenn der Login ausschließlich über die Personalnummer und ohne Mailadresse erfolgen soll, füllen Sie bitte das Feld Personalnummer aus und setzen Sie den Haken im darunterliegenden Feld Login mit Personalnummer.

   
   

4. Um die Daten zu speichern, klicken Sie zunächst auf Speichern.

Schritt 2 | Rechte vergeben

1. Navigieren Sie auf derselben Seite, also in der Personenakte, zum Abschnitt Zeiterfassung.

   
   

2. Setzen Sie anschließend die Haken für die Funktionen, die dem/der Mitarbeitenden zur Verfügung stehen sollen:

   
   

   1. Freigabe zur Online Buchung Durch das Setzen dieses Hakens erhält die Person die Möglichkeit, mobil Buchungen zu tätigen, bspw. im Homeoffice. Folgende Buchungsarten sind dabei möglich: Kommen, Gehen, Pause, Dienstgang.
      

   2. Geolocation Ist dieser Haken gesetzt, wird beim Tätigen einer Buchung der Standort des Geräts aufgezeichnet und gespeichert. Darüber kann nachvollzogen werden, wo die Buchung getätigt wurde (bspw. im Homeoffice oder im Außendienst auf der A6). Hinweis: der Standort kann nur aufgezeichnet werden, wenn dem in den Einstellungen des Endgerätes zugestimmt wurde.
      

   3. Monatsreport online abrufen Durch das Setzen dieses Hakens erhält die Person die Möglichkeit, ihre Kalender und alle getätigten Buchungen einzusehen sowie Monatsreports als PDF herunterzuladen.
      

   4. Online-Anträge Hier können Sie zwischen drei Optionen wählen: Buchungsanträge stellen, Buchungsanträge genehmigen, Buchungsanträge stellen und genehmigen. Buchungsanträge werden im System vorgemerkt und erhalten erst Gültigkeit, wenn der Buchungsantrag durch die Verantwortliche Person oder eine/n Administrator:in genehmigt werden.

Abhängig von der vergebenen Berechtigung werden folgende Kacheln im persönlichen Bereich der Person angezeigt:

Schritt 3 | Der/die Mitarbeitende vergibt sich ein eigenes Passwort

Variante 1 - mit Mailadresse

Haben Sie eine Mailadresse für den Login angegeben, wird eine Mail an die hinterlegte Adresse versendet. Über einen Klick auf den Button E-Mail-Adresse bestätigen kann sich die Person ein eigenes Passwort vergeben und ein neues anfordern, wenn er/sie dieses vergisst.

Variante 2 - ohne Mailadresse über Personalnummer

Haben Sie stattdessen den Login über die Personalnummer freigeschaltet, kann sich der/die Mitarbeitende mit der Personalnummer und dem Initialpasswort einloggen. Beim ersten Login mit dem Initialpasswort wird die Person aufgefordert, sich ein eigenes Passwort zu vergeben.

Sollte Ihnen das Initialpasswort für Ihren Account nicht bekannt sein, kontaktieren Sie bitte unseren Support.